Ochrana osobných údajov
Zásady spracovania a ochrany osobných údajov
Ochrana osobných údajov našich klientov a iných fyzických osôb je pre nás dôležitá. Tieto podmienky vysvetľujú, akým spôsobom sú spracúvané Vaše osobné údaje pri poskytovaní právnych služieb a výkone advokátskeho povolania prevádzkovateľom JUDr. Andrea Šupáková, advokátka, so sídlom: Miletičova 21, 821 09 Bratislava – mestská časť Ružinov, IČO: 50 076 698 (ďalej len „My“ alebo „Advokátska kancelária“). Ak máte akékoľvek otázky, môžete nás kontaktovať e-mailom na supakova@aksupakova.sk alebo poštou na adrese nášho sídla.
Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES v účinnom znení (ďalej len „Nariadenie“), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, tými ustanoveniami zákona č. 18/2018 o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v účinnom znení (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“), ktoré sa na nás vzťahujú (t. j. najmä ust. § 78 Zákona o ochrane osobných údajov), zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov v účinnom znení (ďalej len „Zákon o advokácii“, a to najmä ust. § 18 Zákona o advokácii), ako aj ďalšími príslušnými právnymi predpismi. Dodržiavame Kódex správania prijatý Slovenskou advokátskou komorou („SAK”), ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov advokátmi. S Kódexom správania SAK sa môžete oboznámiť na www.sak.sk/gdpr.
Prečo spracúvame osobné údaje?
Spracúvanie osobných údajov je z našej strany nevyhnutné najmä preto, aby sme mohli:
- poskytovať právne služby našim klientom a vykonávať advokátske povolanie;
- plniť rôzne zákonné, stavovské a zmluvné povinnosti;
- chrániť oprávnené záujmy nás, našich klientov a iných osôb, a
- informovať našich klientov a potenciálnych klientov o právnych novinkách, prípadne aj o úspechoch advokátskej kancelárie.
Na aké účely, na základe akých právnych základov a ako dlho spracúvame osobné údaje?
Výkon advokácie
Právny základ:plnenie zmluvy a vykonanie predzmluvných opatrení podľa článku 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, prípadne plnenie zákonných povinností podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia a povinností v zmysle stavovských predpisov, prípadne oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia a prípadne aj preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) Nariadenia
Doba spracúvania:menoslov klientov a protokol klientskeho spisu vedený elektronicky je ku koncu kalendárneho roka vytlačený a jeho tlačenú formu uchovávame v kancelárii bez časového obmedzenia; v prípade ďalších údajov počas existencie zmluvy s klientom a po skončení zmluvy 10 rokov odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu do archívu
Súvisiace právne predpisy:Zákon o advokácii, stavovské predpisy SAK, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v účinnom znení (ďalej len „Občiansky zákonník“), zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v účinnom znení (ďalej len „Obchodný zákonník“), zákon č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v účinnom znení (ďalej len „Živnostenský zákon“)
Poskytovanie iných ako právnych služieb
Právny základ:plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, prípadne plnenie zákonných povinností podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, prípadne oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia
Doba spracúvania:počas existencie zmluvy s klientom
po skončení zmluvy 10 rokov od skončenia zmluvy s klientom
Súvisiace právne predpisy:Nariadenie, zákon č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov v účinnom znení (ďalej len „Zákon o RPVS“), zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v účinnom znení, Občiansky zákonník, Obchodný zákonník, zákon č. 116/1990 Zb. o nájme a podnájme nebytových priestorov v účinnom znení
Zabezpečenie súladu našej činnosti s právnymi predpismi a s predpismi SAK
Právny základ:plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, prípadne oprávneného záujmu našej Advokátskej kancelárie alebo tretích strán podľa článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, prípadne verejný záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. e) Nariadenia a prípadne obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR
Doba spracúvania:po dobu vyžadovanú príslušnými právnymi predpismi alebo potrebnú na uchovávanie pre účely preukázania splnenia našich zákonných povinností
Súvisiace právne predpisy:Nariadenie, zákon č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v účinnom znení, zákon č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v účinnom znení, zákon č. 583/2008 Z. z. o prevencii kriminality a inej protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v účinnom znení, Zákon o advokácii, stavovské predpisy SAK, Živnostenský zákon
Obchodné zmluvy
Právny základ:plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia a plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia
Doba spracúvania:počas existencie zmluvy s obchodným partnerom (predovšetkým dodávateľom rôznych tovarov a služieb)
po dobu 10 rokov od skončenia zmluvy s obchodným partnerom
Súvisiace právne predpisy:Obchodný zákonník, Občiansky zákonník a osobitné právne predpisy v oblasti daní a účtovníctva
Štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu
Právny základ:záruky a odchýlky týkajúce sa spracúvania na účely archivácie vedeckého alebo historického výskumu alebo na štatistické účely podľa článku 89 Nariadenia
Doba spracúvania:po dobu 10 rokov odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu do archívu podľa príslušných predpisov
Súvisiace právne predpisy:Nariadenie, zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v účinnom znení (ďalej len „Zákon o archívoch“)
Účtovné a daňové účely
Právny základ:plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia
Doba spracúvania:po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Súvisiace právne predpisy:osobitné zákony v oblasti účtovníctva a správy daní
Obchodná komunikácia
Právny základ:oprávnený záujem advokátov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia;
našim oprávneným záujmom je nájsť čo najvhodnejšieho dodávateľa služieb pre potreby Advokátskej kancelárie
Doba spracúvania:po dobu 3 rokov po roku, v ktorom bola komunikácia ukončená
Súvisiace právne predpisy:Nariadenie
Vedenie obchodnej agendy a zápis a oznámenie zmien do obchodných registrov a živnostenských registrov Slovenskej republiky a registra partnerov verejného sektora
Právny základ:plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia
Doba spracúvania:po dobu 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom organizácia zanikla. Údaje o konečnom užívateľovi výhod po dobu 5 rokov odo dňa zániku postavenia konečného užívateľa výhod v príslušnej obchodnej spoločnosti, ak údaje nie sú súčasťou verifikačného dokumentu dostupného na internete
Súvisiace právne predpisy:zákon č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri a o zmene a doplnení niektorých zákonov v účinnom znení, Obchodný zákonník, zákon č. 757/2004 Z. z. o súdoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov v účinnom znení, Živnostenský zákon, Zákon o RPVS a iné osobitné predpisy
Korešpondencia (písomná, elektronická), vedenie registratúry a evidencia pošty
Právny základ:plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia, prípadne oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia;
našim oprávneným záujmom je reagovanie na dotazy, ponuky a ostatnú korešpondenciu potenciálnych klientov, dodávateľov služieb, resp. zamestnancov.
Doba spracúvania:po nevyhnutnú dobu potrebnú na účel poskytnutia odpovede prípadne zákonné lehoty archivovania dôležitých dokumentov;
knihu došlej pošty a knihu odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva Advokátska kancelária počas desiatich rokov od dátumu prijatia alebo odoslania poslednej zásielky zapísanej v knihe;
Súvisiace právne predpisy:Zákon o archívoch, Zakon o advokácii, stavovské predpisy SAK, zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v účinnom znení
Žiadosti dotknutej osoby
Právny základ:plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia
Doba spracúvania:po dobu 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom bola žiadosť vybavená
Súvisiace právne predpisy:Nariadenie
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Pri uchovávaní osobných údajov sa riadime odporúčanými dobami uchovávania v zmysle uznesenia predsedníctva SAK číslo 29/11/2011.
Na Advokátsku kanceláriu sa vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácii, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú doby uchovávania osobných údajov, resp. bránia Advokátskej kancelárii v skartácii niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov, a to napr.:
- klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných Advokátskej kancelárii klientom, nie je možné skartovať;
- skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
- skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je Advokátska kancelária povinná odovzdať štátnemu archívu;
- skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, SAK, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu, alebo predmetom ktorého bolo konanie alebo opomenutie Advokátskej kancelárie, resp. advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.
Aké kategórie osobných údajov spracúvame?
Advokátska kancelária spracúva len taký rozsha osobných údajov, ktorý je nevyhnutný pre naplnenie účelu príslušného spracúvania, pričom vždy postupujeme v súlade so zásadou minimalizácie spracúvania osobných údajov. V rámci uvedeného môžeme spracúvať nasledovné kategórie osobných údajov:- identifikačné údaje – tzn. osobné údaje slúžiace k jednoznačnej a nezameniteľnej identifikácii dotknutej osoby (najmä meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, podpis atď.)
- kontaktné údaje – tzn. osobné údaje umožňujúce kontakt s dotknutou osobu (najmä doručovacia adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa a pod.);
- platobné údaje – tzn. osobné údaje nevyhnutné pre účtovanie odmien za poskytovanie našich služieb alebo napr. pre vykonávanie advokátskych úschov peňažných prostriedkov (napr. číslo účtu, označenie bankovej inštitúcie a ďalšie transakčné údaje);
- profilové údaje – základná fyziologická charakteristika (vek, pohlavie), sociálno-ekonomické údaje (napr. údaje o príjmoch, vlastníctve hnuteľných a nehnuteľných vecí), sociálno-demografické charakteristiky (rodinný stav, počet detí, informácie o bydlisku a domácnosti, vzdelanie, pracovné zaradenie a pod.);
- citlivé údaje – tzn. osobné údaje osobitných kategórií (napr. údaje vypovedajúce o zdravotnom stave či sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii, údaje o politických názoroch, náboženskom vierovyznaní alebo o členstve v odborových organizáciách) a údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky;
- osobné údaje vzniknuté našou činnosťou – ide najmä o nami pridelené identifikátory pre evidenčné účely (napr. číslo, pod ktorým ste evidovaní v našom informačnom systéme), záznamy o Vami preferovanom jazyku pre komunikáciu alebo o Vašich špecifických požiadavkách, ktoré nám boli oznámené;
- osobné údaje tretích osôb – tzn. osobné údaje rodinných príslušníkov, ktoré nám obvykle oznamujú klienti pri poskytovaní právnych služieb (napr. údaje týkajúce sa manžela / manželky, detí a ďalších osôb);
- ostatné údaje – tzn. údaje nepatriace do žiadnej z vyššie uvedených kategórií týkajúce sa Vašej osoby (napr. údaje o tom, že je proti Vám vedené exekučné konanie, konkurzné či iné konanie).
Aké oprávnené záujmy sledujeme pri spracúvaní osobných údajov okrem vyššie uvedených?
Naši klienti si prostredníctvom Advokátskej kancelárie uplatňujú rôzne právne nároky a chránia si svoje oprávnené záujmy. Sledujeme teda v rámci poskytovania právnych služieb oprávnené záujmy klientov. Zároveň ako Advokátska kancelária máme aj svoje samostatné, neodvodené, právo na účely výkonu advokácie spracovávať osobné údaje, a to vrátane citlivých údajov (čl. 9 Nariadenia), a údajov o uznaní viny za trestné činy a priestupky (čl. 10 Nariadenia), ako aj osobných údajov o tretích osobách, a to aj bez ich súhlasu (§ 18 ods. 6 a 7 Zákona o advokácii).
V rámci poskytovania právnych služieb a výkonu advokácie máme oprávnené záujmy, napr. záujem chrániť si majetok, a môžu nám vzniknúť právne nároky voči rôznym fyzickým osobám, napr. z titulu neplnenia zmluvy, vzniku škody, atď. V takomto prípade spracúvame osobné údaje na základe článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.
Komu sprístupňujeme osobné údaje?
Osobné údaje našich klientov a iných fyzických osôb sprístupňujeme len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov, napr. našim zamestnancom, osobám, ktoré poverujeme vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, zastupujúcim alebo spolupracujúcim advokátom, našim účtovným poradcom, SAK (napr. v prípade disciplinárneho konania) alebo poskytovateľom softvérového vybavenia alebo podpory našej Advokátskej kancelárie, vrátane zamestnancov týchto osôb a prípadne príslušným orgánom verejnej moci.
Aj keď máme z dôvodu zachovania mlčanlivosti obmedzenú povinnosť poskytovať Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci, sme povinní prekaziť spáchanie trestného činu a takisto máme povinnosť oznamovať informácie na úseku predchádzania prianiu špinavých peňazí a financovania terorizmu.
V osobitných prípadoch môže dôjsť k zverejneniu osobných údajov klientov, a prípadne aj iných fyzických osôb, napr. v rámci katastrálneho konania, konania o zápise do obchodného registra, konania o zápise záložného práva do Notárskeho centrálneho registra záložných práv, konania o zápise práv v registroch vedených Úradom priemyselného vlastníctva Slovenskej republiky, atď. vždy sa tak uskutočňuje na základe osobitného predpisu, a v rámci poskytovania právnych služieb.
Do ktorých krajín prenášame osobné údaje?
Cezhraničný prenos vašich osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) nezamýšľame. Využívame bezpečné cloudové služby overeného poskytovateľa so servermi umiestnenými v jurisdikcii EÚ.
Ohľadom Vašich osobných údajov nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.
Ako získavame osobné údaje?
Ak ste náš klient, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. V takom prípade je získanie Vašich osobných údajov dobrovoľné. V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov klientom môže mať vplyv na našu schopnosť poskytnúť kvalitné právne poradenstvo alebo vo výnimočných prípadoch aj našu povinnosť odmietnuť poskytnúť právne poradenstvo. Osobné údaje o našich klientoch môžeme získavať aj z verejne dostupných zdrojov, od orgánov verejnej moci alebo od iných osôb.
Ak nie ste náš klient, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame od našich klientov alebo z iných verejných alebo zákonných zdrojov vyžiadaním od orgánov verejnej moci, výpisom z verejných registrov, zákonným získavaním dôkazov v prospech klienta, zákonným získavaním informácií v rámci prebiehajúcich konaní alebo rokovaní a pod. V takom prípade môžeme osobné údaje o Vás získavať bez informovania a aj proti Vašej vôli na základe nášho zákonného oprávnenia a povinnosti vykonávať advokáciu v súlade so Zákonom o advokácii.
V tomto kontexte by sme radi upozornili, že naša Advokátska kancelária nie je považovaná za prevádzkovateľa, ak získa osobné údaje náhodným spôsobom bez predchádzajúceho určenia účelov a prostriedkov spracúvania. Môže ísť o situácie, kedy sú našej Advokátskej kancelárii poskytnuté osobné údaje omylom, nedopatrením, špekulatívnym spôsobom, alebo sú jej poskytnuté také osobné údaje, o ktoré nežiadala a nemá záujem tieto osobné údaje ďalej spracúvať na žiadne účely, pričom uchovanie takýchto údajov (napr. z dôvodu ich vrátenia oprávnenej osobe alebo ich vymazania v primeranej lehote) nepredstavuje spracúvanie osobných údajov podľa Nariadenia.
