Grundsätze der datenverarbeitung und des datenschutzes
Grundsätze der datenverarbeitung und des datenschutzes
Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Mandanten und anderer Personen ist uns wichtig. In diesen Grundsätzen wird erläutert, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Erbringung von Rechtsdienstleistungen und der Ausübung des Rechtsanwaltsberufs durch den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen JUDr. Andrea Šupáková, Rechtsanwältin, mit Sitz in: Miletičova 21, 821 09 Bratislava - Ružinov, ID-Nr.: 50 076 698 (im Folgenden nur "Wir" oder "die Anwaltskanzlei" genannt) verarbeitet werden. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich per E-Mail an supakova@aksupakova.sk oder per Post an unseren Sitz wenden.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegen wir in erster Linie der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG in ihrer geänderten Fassung (im Folgenden nur "die Verordnung" genannt), die auch Ihre Rechte als betroffene Person regelt, sowie den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 18/2018 Slg. über den Schutz personenbezogener Daten und über Änderung und Ergänzung bestimmter Gesetze in der zuletzt geänderten Fassung (im Folgenden nur "das Datenschutzgesetz" genannt), die auf uns anwendbar sind (d. h. vor allem § 78 des Datenschutzgesetzes), dem Gesetz Nr. 586/2003 Slg. über die Rechtsanwaltschaft und über die Änderung und Ergänzung des Gesetzes Nr. 455/1991 Slg. über die Gewerbetätigkeit (Gewerbeordnung) in der zuletzt geänderten und jeweils gültigen Fassung (im Folgenden nur "das Gesetz über die Rechtsanwaltschaft" genannt), insbesondere § 18 des Gesetzes über die Rechtsanwaltschaft, sowie weiteren einschlägige Rechtsvorschriften. Wir halten uns an den von der Slowakischen Anwaltskammer ("SAK") verabschiedeten Verhaltenskodex, in dem die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Rechtsanwälte näher erläutert wird. Der SAK-Verhaltenskodex kann unter www.sak.sk/gdpr eingesehen werden.
Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist unsererseits erforderlich, damit wir:
- unseren Mandanten juristische Dienstleistungen erbringen und den Rechtsanwaltsberufs ausüben können;
- verschiedenen gesetzlichen, beruflichen und vertraglichen Verpflichtungen nachkommen können;
- die berechtigten Interessen von uns, unseren Mandanten und anderen Personen schützen können; und
- unsere Mandanten und potenzielle Mandanten über juristische Neuigkeiten und ggf. über die Erfolge der Anwaltskanzlei informieren können.
Zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und für wie lange verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Ausübung des Rechtsanwalts-berufs
Rechtsgrundlage:die Erfüllung eines Vertrages und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung oder die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung und Verpflichtungen gemäß den Gewerkschaftsvorschriften, beziehungsweise ein berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der Verordnung und gegebenenfalls die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
Dauer der Verarbeitung::das elektronisch geführte Mandantenverzeichnis und das Mandantendateiprotokoll werden am Ende des Kalenderjahres ausgedruckt und in der ausgedrückten Form unbefristet in der Geschäftsstelle gespeichert;
Einschlägige Rechtsvorschriften::das Gesetz über die Rechtsanwaltschaft, Berufsregeln der SAK, Gesetz Nr. 40/1964 Slg. über das Bürgerliche Gesetzbuch in der zuletzt geänderten Fassung (im Folgenden nur "das Bürgerliche Gesetzbuch" genannt), Gesetz Nr. 513/1991 Slg. über das Handelsgesetzbuch in der zuletzt geänderten Fassung (im Folgenden nur "das Handelsgesetzbuch" genannt), Gesetz Nr. 455/1991 Slg. über die Gewerbetätigkeit (Gewerbeordnung) in der zuletzt geänderten und jeweils gültigen Fassung
Erbringung nicht-rechtlicher Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:die Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung, beziehungsweise die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung, beziehungsweise ein berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der Verordnung
Dauer der Verarbeitung::während des Bestehens eines Vertrages mit dem Mandanten
nach Beendigung des Vertrages 10 Jahre nach Beendigung des Vertrages mit dem Mandanten
Einschlägige Rechtsvorschriften::die Verordnung, Gesetz Nr. 315/2016 Slg. über das Register der Partner des öffentlichen Sektors und über Änderungen und Ergänzungen einiger Gesetze in der zuletzt geänderten Fassung (im Folgenden nur "das Gesetz über RPÖS" genannt), Gesetz Nr. 305/2013 Slg. über die elektronische Form der Ausübung von Befugnissen der öffentlichen Behörden und über Änderungen und Ergänzungen einiger Gesetze (das E-Government-Gesetz) in der zuletzt geänderten Fassung, das Zivilgesetzbuch, das Handelsgesetzbuch, Gesetz Nr. 116/1990 Slg. über die Vermietung und Untervermietung von gewerblichen Räumlichkeiten in der zuletzt geänderten Fassung
Sicherstellung, dass unsere Aktivitäten im Einklang mit dem Gesetz und den SAK-Vorschriften stehen
Rechtsgrundlage:zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung, zur Wahrung des berechtigten Interesses unserer Anwaltskanzlei oder Dritter gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der Verordnung und gegebenenfalls zur Wahrung des öffentlichen Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) der Verordnung oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f) der Verordnung
Dauer der Verarbeitung::so lange, wie es nach geltendem Recht erforderlich ist oder wie es für die Aufbewahrung zum Nachweis der Einhaltung unserer rechtlichen Verpflichtungen notwendig ist
Einschlägige Rechtsvorschriften::die Verordnung, Gesetz Nr. 297/2008 Slg. über den Schutz vor der Legalisierung von Erträgen aus Straftaten und über den Schutz vor der Finanzierung des Terrorismus sowie über die Änderung und Ergänzung einiger Gesetze, in der zuletzt geänderten Fassung, Gesetz Nr. 54/2019 Slg. über Schutz von Informanten der anti-sozialen Tätigkeiten (Whistleblowern) sowie über die Änderung und Ergänzung einiger Gesetze, in der zuletzt geänderten Fassung, Gesetz Nr. 583/2008 Slg. über die Verhütung von Straftaten und anderen antisozialen Handlungen sowie über die Änderung und Ergänzung einiger Gesetze in der zuletzt geänderten Fassung, Gesetz über die Rechtsanwaltschaft, Berufsregeln der SAK, Gewerbeordnung
Handelsverträge
Rechtsgrundlage:die Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung und die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung
Dauer der Verarbeitung::während des Bestehens eines Vertrages mit einem Geschäftspartner (insbesondere einem Lieferanten verschiedener Waren und Dienstleistungen)
für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Beendigung des Vertrages mit dem Geschäftspartner
Einschlägige Rechtsvorschriften::Handelsgesetzbuch, Zivilgesetzbuch und spezielle Steuer- und Rechnungslegungsvor-schriften
Statistische Zwecke, Archivierungszwecke im öffentlichen Interesse sowie historische und wissenschaftliche Forschungszwecke
Rechtsgrundlage:Garantien und Ausnahmeregelungen für die Verarbeitung zu Archivierungszwecken für die wissenschaftliche oder historische Forschung oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 der Verordnung
Dauer der Verarbeitung::für einen Zeitraum von 10 Jahren ab dem Zeitpunkt, an dem alle Voraussetzungen für die Hinterlegung der Akte im Archiv gemäß den einschlägigen Vorschriften erfüllt sind
Einschlägige Rechtsvorschriften::die Verordnung, Gesetz Nr. 395/2002 Slg. über Archive und Register und die Änderung einiger Gesetze, in der zuletzt geänderten Fassung (im Folgendem nur "das Archivgesetz" genannt)
Buchhaltungs- und Steuerzwecke
Rechtsgrundlage:die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung
Dauer der Verarbeitung::für einen Zeitraum von 10 Jahren nach dem Jahr, auf das sie sich beziehen
Einschlägige Rechtsvorschriften::spezifische Rechnungslegungs- und Steuerverwaltungs-gesetze
Geschäftliche Kommunikation
Rechtsgrundlage:das berechtigte Interesse der Rechtsanwälte gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der Verordnung;
unser berechtigtes Interesse besteht darin, den für die Bedürfnisse der Anwaltskanzlei am besten geeigneten Dienstleister zu finden
Dauer der Verarbeitung::für einen Zeitraum von 3 Jahren nach dem Jahr, in dem die Kommunikation beendet wurde
Einschlägige Rechtsvorschriften::die Verordnung
Verwaltung der Handelsagenda und Eintragung und Mitteilung von Änderungen in die Handels- und Gewerberegister der Slowakischen Republik und in das Register der Partner des öffentlichen Sektors
Rechtsgrundlage:die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung
Dauer der Verarbeitung::für einen Zeitraum von 5 Jahren nach dem Jahr, in dem die Organisation aufhörte zu existieren. Daten zum wirtschaftlichen Eigentümer für 5 Jahre ab dem Datum der Beendigung der Stellung des wirtschaftlichen Eigentümers in der betreffenden Handelsgesellschaft, es sei denn, die Daten sind Teil eines im Internet verfügbaren Nachweisdokuments
Einschlägige Rechtsvorschriften::Gesetz Nr. 530/2003 Slg. über das Handelsregister und über Änderungen und Ergänzungen einiger Gesetze in der zuletzt geänderten Fassung, das Handelsgesetzbuch, das Gesetz Nr. 757/2004 Slg. über die Gerichte und über Änderungen und Ergänzungen einiger Gesetze in der zuletzt geänderten Fassung, die Gewerbeordnung, das Gesetz über RPÖS und sonstige Sonderregelungen
Korrespondenz (schriftlich, elektronisch), Verwaltung der Registratur und Postregistrierung
Rechtsgrundlage:die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung oder das berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der Verordnung;
unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen, Angeboten und sonstigem Schriftverkehr von potenziellen Mandanten, Dienstleistern und/oder Mitarbeitern.
Dauer der Verarbeitung::für den Zeitraum, der für die Erteilung der Antwort erforderlich ist, oder gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente;
das Posteingangsbuch und das Postausgangsbuch werden von der Anwaltskanzlei zehn Jahre lang aufbewahrt, gerechnet ab dem Datum des Eingangs oder des Versands der letzten in das Buch eingetragenen Sendung;
Einschlägige Rechtsvorschriften::das Archivgesetz, Gesetz über die Rechtsanwaltschaft, Berufsregeln der SAK, Gesetz Nr. 305/2013 Slg. über die elektronische Form der Ausübung von Befugnissen der öffentlichen Behörden und über Änderungen und Ergänzungen einiger Gesetze (das E-Government-Gesetz) in der zuletzt geänderten Fassung
Anfragen der betroffenen Person
Rechtsgrundlage:zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Verordnung
Dauer der Verarbeitung::für einen Zeitraum von 5 Jahren nach dem Jahr, in dem die Anfrage bearbeitet wurde
Einschlägige Rechtsvorschriften::die Verordnung
Wir bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist. Bei der Speicherung personenbezogener Daten halten wir uns an die empfohlenen Aufbewahrungsfristen gemäß dem Beschluss des SAK- Vorstandes Nr. 29/11/2011.
Die Anwaltskanzlei unterliegt den Berufsregeln zur Auslegung der Pflichten von Rechtsanwälten nach dem Rechtsanwaltsgesetz, wonach es bestimmte Umstände gibt, die die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten verlängern oder die Anwaltskanzlei aus offensichtlichen Gründen daran hindern, bestimmte Dokumente zu vernichten, z. B.:
- Mandantenakten, die Originaldokumente enthalten, die der Anwaltskanzlei von Mandanten übergeben wurden, dürfen nicht geschreddert werden;
- Protokolle von Mandantenakten und das Mandantenverzeichnis dürfen nicht geschreddert werden;
- die Mandantenakte oder ein Teil der Mandantenakte, die die Anwaltskanzlei an das Staatsarchiv übergeben muss, darf nicht geschreddert werden;
- die Mandantenakte darf nicht geschreddert werden, wenn bei einem Gericht, einer staatlichen Verwaltungsbehörde, einer Strafverfolgungsbehörde oder der SAK ein Verfahren anhängig ist, das in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Inhalt der Mandantenakte steht oder dessen Gegenstand eine Handlung oder Unterlassung der Anwaltskanzlei oder eines Rechtsanwalts bei der Rechtsberatung eines Mandanten war.
Welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Die Anwaltskanzlei verarbeitet nur so viele personenbezogene Daten, wie für die Erfüllung des Zwecks der jeweiligen Verarbeitung erforderlich sind, und zwar stets unter Beachtung des Grundsatzes der Minimierung der Verarbeitung personenbezogener Daten. In diesem Rahmen können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:- Identifizierungsdaten - d. h. personenbezogene Daten, die dazu dienen, die betroffene Person eindeutig und unverwechselbar zu identifizieren (insbesondere Vorname, Nachname, Titel, Geburtsdatum, Unterschrift usw.)
- Kontaktdaten - d. h. personenbezogene Daten, die eine Kontaktaufnahme mit der betroffenen Person ermöglichen (insbesondere Lieferadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.);
- Zahlungsdaten - d. h. personenbezogene Daten, die für die Abrechnung von Vergütungen für die Erbringung unserer Dienstleistungen oder z. B. für die Durchführung der rechtsanwaltlichen Verwahrung von Geldern erforderlich sind (z. B. Kontonummer, Bezeichnung des Bankinstituts und andere Transaktionsdaten);
- Profildaten - grundlegende physiologische Merkmale (Alter, Geschlecht), sozioökonomische Daten (z. B. Einkommensdaten, Besitz von beweglichem und unbeweglichem Vermögen), soziodemografische Merkmale (Familienstand, Anzahl der Kinder, Angaben zu Wohnort und Haushalt, Ausbildung, Beruf usw.);
- sensible Daten - d. h. personenbezogene Daten besonderer Kategorien (z. B. Daten über die Gesundheit oder das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung, Daten über politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft) und Daten, die sich auf Schuldbekenntnisse für Verbrechen und Straftaten beziehen;
- personenbezogene Daten, die durch unsere Tätigkeit generiert werden - dazu gehören insbesondere die von uns zu Aufzeichnungszwecken vergebenen Kennungen (z. B. die Nummer, unter der Sie in unserem Informationssystem registriert sind), Aufzeichnungen über die von Ihnen bevorzugte Sprache für die Kommunikation oder über Ihre spezifischen Anfragen, die uns mitgeteilt wurden;
- personenbezogene Daten Dritter - d. h. personenbezogene Daten von Familienmitgliedern, die uns üblicherweise von Mandanten im Rahmen der Erbringung von Rechtsdienstleistungen mitgeteilt werden (z. B. Daten in Bezug auf Ehegatten, Kinder und andere Personen);
- · sonstige Daten - d. h. Daten, die in keine der oben genannten Kategorien fallen und sich auf Ihre Person beziehen (z. B. Daten über die Tatsache, dass Sie Gegenstand eines Vollstreckungs-, Konkurs- oder sonstigen Verfahrens sind).
Welche berechtigten Interessen verfolgen wir bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zusätzlich zu den oben genannten?
Unsere Mandanten machen verschiedene Rechtsansprüche geltend und schützen ihre berechtigten Interessen. Wir verfolgen daher die berechtigten Interessen unserer Mandanten an der Erbringung von Rechtsdienstleistungen. Gleichzeitig haben wir als Anwaltskanzlei ein eigenes, primäres Recht, personenbezogene Daten für die Zwecke der Ausübung des Rechtsanwaltsberufs zu verarbeiten, einschließlich sensibler Daten (Artikel 9 der Verordnung) und Daten über Schuldbekenntnisse betreffend Straftaten und Ordnungswidrigkeiten (Artikel 10 der Verordnung) sowie personenbezogene Daten über Dritte, auch ohne deren Einwilligung (§ 18 Absätze 6 und 7 des Rechtsanwaltsgesetzes).
Wir haben berechtigte Interessen an der Erbringung von Rechtsdienstleistungen und der Ausübung des Rechtsanwaltsberufs, z. B. das Interesse, unser Vermögen zu schützen, und uns können rechtliche Ansprüche gegen verschiedene natürliche Personen entstehen, z. B. wegen Vertragsbruch, Schadensersatz, usw. In diesem Fall verarbeiten wir personenbezogene Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der Verordnung.
Wem werden die personenbezogenen Daten zugänglich gemacht?
Wir machen personenbezogene Daten unserer Mandanten und anderer natürlicher Personen nur im erforderlichen Umfang und stets unter Wahrung der Vertraulichkeit des Empfängers der Daten zugänglich, z. B. unseren Mitarbeitern, von uns mit der Erbringung einzelner Rechtsdienstleistungshandlungen beauftragten Personen, vertretenden oder kooperierenden Rechtsanwälten, unseren Wirtschaftsprüfern, der SAK (z. B. im Falle von Disziplinarverfahren) oder Anbietern von Softwareausstattung oder Förderung unserer Kanzlei, einschließlich der Mitarbeiter dieser Personen, sowie gegebenenfalls den zuständigen Behörden.
Obwohl wir aus Gründen der Vertraulichkeit nur begrenzt verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten an Behörden weiterzugeben, sind wir verpflichtet, die Begehung einer Straftat zu verhindern, und auch sind wir sind verpflichtet, Informationen im Bereich der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu melden.
In besonderen Fällen können wir die personenbezogenen Daten unserer Mandanten und eventuell anderer natürlicher Personen öffentlich machen, z. B. im Rahmen von Katasterverfahren, Verfahren zur Eintragung ins Handelsregister, Verfahren zur Eintragung eines Pfandes in das notarielle Zentralregister für Pfandrechte, Verfahren zur Eintragung von Rechten in die vom Amt für gewerbliches Eigentum der Slowakischen Republik geführten Register, usw., immer auf der Grundlage einer Sonderregelung, und im Rahmen der Erbringung von Rechtsdienstleistungen.
In welche Länder übermitteln wir personenbezogene Daten?
Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten grenzüberschreitend in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EU, Island, Norwegen und Liechtenstein) zu übermitteln. Wir nutzen sichere Cloud-Dienste eines verifizierten Anbieters mit Servern in einem EU-Land.
Wir führen keine automatisierte individuelle Entscheidungsfindung, einschließlich Profilierung, in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten durch.
Wie erheben wir personenbezogene Daten?
Wenn Sie unser Mandant sind, erhalten wir in den meisten Fällen Ihre persönlichen Daten direkt von Ihnen. In diesem Fall ist die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Je nach Einzelfall kann die Nichtoffenlegung personenbezogener Daten durch den Mandanten unsere Fähigkeit beeinträchtigen, eine qualitativ hochwertige Rechtsberatung zu erbringen, oder uns in Ausnahmefällen dazu verpflichten, die Rechtsberatung zu verweigern. Wir können personenbezogene Daten über unsere Mandanten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen, von Behörden oder anderen Personen erheben.
Wenn Sie nicht unser Mandant sind, erheben wir Ihre personenbezogenen Daten in den meisten Fällen von unseren Mandanten oder aus anderen öffentlichen oder rechtmäßigen Quellen durch Ersuchen von Behörden, Auszüge aus öffentlichen Registern, rechtmäßige Erlangung von Beweismitteln zu Gunsten des Mandanten, rechtmäßige Erlangung von Informationen im Rahmen eines laufenden Verfahrens oder einer Verhandlung, usw. In einem solchen Fall können wir personenbezogene Daten über Sie erheben, ohne Sie darüber zu informieren und, dies auch gegen Ihren Willen auf der Grundlage unserer gesetzlichen Befugnis und Verpflichtung zur Ausübung des Rechtsanwaltsberufs gemäß dem Rechtsanwaltsgesetz.
In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass unsere Anwaltskanzlei nicht als für die Verarbeitung Verantwortlicher gilt, wenn sie personenbezogene Daten zufällig erhebt, ohne zuvor die Zwecke und Mittel der Verarbeitung zu bestimmen. Dies kann Situationen einschließen, in denen unserer Anwaltskanzlei personenbezogene Daten irrtümlich, versehentlich oder auf spekulative Weise zur Verfügung gestellt werden, oder in denen unserer Anwaltskanzlei personenbezogene Daten offengelegt werden, die sie nicht angefordert und kein Interesse an der weiteren Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten zu irgendeinem Zweck hat, wobei die Aufbewahrung dieser Daten (z. B. zum Zweck ihrer Rückgabe an die berechtigte Person oder ihrer Löschung innerhalb eines angemessenen Zeitraums) keine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Verordnung darstellt.
